FAQs zur elektronischen Patientenakte (ePA)
Fragen zur Nutzung der ePA schnell beantwortet
Seit dem 15.01.2025 richten wir Ihnen automatisch eine ePA ein, es sei denn, Sie widersprechen. Wenn Sie die ePA nutzen wollen, benötigen Sie:
- eine laufende Mitgliedschaft bei uns
- eine gültige elektronische Gesundheitskarte (eGK)
- ein Smartphone mit mindestens Android 14 oder iOS 18
- eine stabile Internetverbindung
- Download der KKH-ePA App aus den Stores
- ein Benutzerkonto
Ja, sämtliche Aktivitäten werden in Ihrer ePA protokolliert und drei Jahre gespeichert. Darunter zählen auch Zugriffe, z. B. durch Leistungserbringende und auch durch Sie selbst. Wenn Sie die ePA-App nicht nutzen, können Sie sich für einen Protokollauszug an unsere Ombudsstelle wenden.
Hinweis: Wenn Sie der ePA widersprochen haben, sind keine Protokolldaten verfügbar.
Leistungserbringende haben grundsätzlich Lese- und Schreibrechte in Ihrer ePA, sobald Sie Ihre eGK in das Lesegerät gesteckt haben. Sie haben aber immer die Möglichkeit, Einschränkungen in der ePA-App vorzunehmen, wenn es um die Nutzung geht.
Standardmäßig hat Ihr Hausarzt oder Ihre Hausärztin ab dem Start einer Behandlung 90 Tage Zugriff auf ihre ePA. Apotheken, Betriebsärztinnen und -ärzte sowie der öffentliche Gesundheitsdienst haben lediglich drei Tage Zugriff.
Die Zugriffsdauer können Sie in Ihrer App selbstständig verkürzen oder auch verlängern. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Leistungserbringende zu blockieren oder diese Blockierung wieder aufzuheben.
Darüber hinaus können Sie auch einzelne Dokumente oder Dokumentenkategorien in Ihrer ePA verbergen. Dann ist das Dokument für keinen Leistungserbringenden in der ePA mehr sichtbar.
Neben Ihnen selbst können Akteure aus dem Gesundheitswesen, z. B. das medizinische Personal aus Krankenhäusern oder Praxen Dokumente in Ihre ePA hochladen. Deshalb wenden Sie sich bitte an die zuständige ärztliche Praxis oder die jeweiligen Leistungserbringenden (z. B. Apotheke, Krankenhaus).
Bitte prüfen Sie zunächst, ob Sie die NFC-Funktion in Ihrem Smartphone eingeschaltet haben. Ist dies der Fall, machen Sie einfach einen erneuten Versuch: Bewegen Sie die Karte langsam hinter Ihr Smartphone, bis es kurz vibriert. Lassen Sie die Karte in dieser Position und warten Sie ein paar Sekunden, bis der Vorgang abgeschlossen wurde.
Eine kleine Bewegung der Karte reicht häufig aus, um die Verbindung zu stören, sodass der gesamte Prozess abgebrochen wird. Ihr Smartphone macht Sie durch einen Hinweis darauf aufmerksam. Bei iPhones ist dieser Hinweis nicht besonders auffällig gestaltet und daher leicht zu übersehen.
Unser Tipp: Legen Sie Ihre Gesundheitskarte einfach auf einen Tisch und das Smartphone direkt auf die Karte. Bewegen Sie dann das Smartphone, bis die Verbindung hergestellt wurde, und lassen Sie es anschließend dort liegen, bis der Anmeldeprozess abgeschlossen wurde.
Ja, Sie können Ihre elektronische Patientenakte (ePA) auch bequem über eine Computeranwendung nutzen – ganz ohne App. So haben Sie die Möglichkeit, Ihre ePA am Desktop oder Laptop einzusehen und zu verwalten.
Die Nutzung ist ausschließlich für Versicherte mit einer bestehenden Patientenakte möglich.
Installation der ePA-Anwendung
Laden Sie die benötigte Software einfach über den entsprechenden Store Ihres Betriebssystems herunter:
- Microsoft ab Windows 11
- Apple (Sonoma) oder macOS 15 (Sequoia))
- Linux (Debian ab Version 11; Ubuntu ab Version 24.04.)
Der Download erfolgt über epaclient.de
Voraussetzungen für den Zugriff
Für den Zugriff auf Ihre ePA benötigen Sie ein Kartenlesegerät. Empfehlungen und kompatible Modelle finden Sie ebenfalls auf epaclient.de.
Zur Anmeldung stecken Sie Ihre elektronische Gesundheitskarte (eGK) in das Kartenlesegerät und geben die zugehörige PIN sowie Ihre Zugangsnummer ein. Die Zugangsnummer befindet sich auf der Vorderseite Ihrer eGK oben rechts.
Sie haben noch keine PIN zu Ihrer eGK? Weitere Informationen dazu finden sie hier.
Alternativ können Sie ein Benutzerkonto anlegen, um sich damit in Ihrer elektronischen Patientenakte anzumelden. Information zum Registrierungsverfahren finden Sie unter Punkt 1.1
Für die verschiedenen Identifizierungsverfahren stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:
- Postident in einer Filiale der Deutschen Post
- Aktivierungscode in einer Geschäftsstelle oder
- Identifizierung mit elektronischer Gesundheitskarte und PIN
Falls Ihre eGK noch nicht aktiv, zugestellt oder beantragt wurde, können Sie ausschließlich zwischen dem Postident-Verfahren oder dem Aktivierungscode wählen.
Hinweis:
Zum Schutz Ihrer sensiblen Gesundheitsdaten ist die Identifizierung zeitlich begrenzt. Spätestens nach 24 Stunden ist eine erneute Bestätigung Ihrer Identität notwendig.
Dies dient Ihrer Sicherheit und stellt sicher, dass nur Sie auf Ihre ePA zugreifen können.
Nutzung mit Tablets
Die ePA-App kann auch auf einigen Tablets verwendet werden, sofern diese die Installation der App unterstützen. Bitte beachten Sie, dass die App nicht speziell für Tablets optimiert ist. Voraussetzung für die Nutzung ist die NFC-Funktionalität (Near Field Communication) des Geräts, um die eGK auslesen zu können.
Nicht alle Tablet-Modelle verfügen über diese Funktion. Sollte Ihr Tablet kein NFC besitzen, können Sie sich alternativ über eines der folgenden Verfahren identifizieren:
- Postident-Verfahren, oder
- Aktivierungscode durch persönliche Identifizierung in einer unserer Servicestellen.
Bitte sichern Sie dazu Ihren Zugang zur ePA-App, um Ihre ePA vor Fremdzugriffen zu schützen. Nähere Informationen dazu erhalten Sie auf der KKH-Webseite oder beim ePA-Support.
Seit dem 20.08.2025 können Sie die neue Funktion des TI-Messengers in der ePA-App nutzen. Damit ist es möglich, sicher und direkt Nachrichten an Ärztinnen, Ärzte oder andere Leistungserbringende zu senden. So können Sie zum Beispiel Termine anfragen, Überweisungen oder Rezepte bequem und unkompliziert anfordern.
Die Medikationsliste enthält alle per E-Rezept verordneten Arzneimittel. Dadurch hat das medizinische Fachpersonal einen schnellen Überblick über Ihre bisherige Medikation. Somit kann die bestmögliche Entscheidung für Ihre Behandlung getroffen werden.
Ab Juli 2025 wird Ihnen dann voraussichtlich der digitale Medikationsprozess zur Verfügung stehen. Dabei handelt es sich um eine Erweiterung Ihrer Medikationsliste. Weitere Daten wie zum Beispiel Ihr Körpergewicht oder Ähnliches können eingetragen und zur Unterstützung Ihrer Behandlung genutzt werden.
Die Erstellung eines Medikationsplanes, den Sie bisher in Papierform kennen, kann so direkt aus der ePA erfolgen. Wechsel- und Nebenwirkungen können so bestmöglich vermieden werden.
In Zukunft sind auch weitere Anwendungsfälle geplant. Dazu gehören zum Beispiel auch Daten, die aus den DIGA, den Digitalen Gesundheitsanwendungen, übernommen werden. Zu weiteren medizinischen Anwendungsfällen werden wir Sie rechtzeitig informieren.
Für Versicherte, die Ihre ePA nicht selbst aktiv auf Ihrem Smartphone verwalten, gibt es die Möglichkeit den ePA Scan-Service zu nutzen. Wir scannen medizinische Dokumente, welche Sie in Papierform besitzen, und lassen diese in Ihrer elektronischen Patientenakte speichern.
Sie möchten den Scan-Service nutzen? Melden Sie sich bei uns. Wir helfen Ihnen gern weiter. Unter der Telefonnummer: 0800 5548640554 oder vereinbaren Sie einen Termin in einer unserer Servicestellen.
Hinweis: Es werden ausschließlich Kopien der Dokumente in Papierform gescannt. Nach Einstellen der Dokumente werden diese von uns vernichtet und können nicht wieder zurückgegeben werden.
Wenn Sie die ePA-App nicht nutzen können oder wollen, haben Sie trotzdem die Möglichkeit, die elektronische Patientenakte zu verwenden. Hierzu können Sie eine Vertreterin oder einen Vertreter berechtigen, der für Sie Ihre ePA verwaltet. Die Berechtigung einer vertretenden Person (z. B. Enkel) erfolgt über die ePA des Vertretenden (Enkel).
Dazu ist es notwendig, dass die vertretende Person die eGK und die dazugehörige PIN der zu vertretenden Person (z. B. Oma) hat. Ihre Vertretung kann z. B. auf Dokumente zugreifen oder Zugriffe von Leistungserbringenden regeln.
Ihre Akte löschen oder weitere Vertretungen einrichten kann die vertretungsberechtigte Person allerdings nicht.
Hinweis zur passiven Nutzung: Leistungserbringende können ihre ePA mit Daten befüllen und auch in ihre ePA selbst reinschauen, auch wenn Sie keine aktive ePA nutzen.
Wichtig ist zu wissen, dass dies nur möglich ist, wenn Sie der ePA nicht widersprochen haben. Eine weitere Unterstützungsmöglichkeit bietet Ihnen bei Bedarf unsere ePA-Ombudsstelle.
Wenn Sie NICHT die ePA-App nutzen möchten oder können, unterstützt Sie die Ombudsstelle Ihrer Krankenkasse bei Bedarf bei folgenden Aufgaben:
- Widersprüche gegen den Zugriff einzelner Leistungserbringereinrichtungen in Ihrer ePA einzustellen oder widerrufen zu lassen.
- Widerspruch gegen einzelne medizinische Anwendungsfälle einzustellen oder widerrufen zu lassen. Medizinische Anwendungsfälle sind einzelne Funktionen, die Ihnen in der ePA bereitgestellt werden, wie z. B. die Medikationsliste.
- Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten zu Forschungszwecken der elektronischen Patientenakte.
- Auf Ihren Wunsch kann Ihnen die Ombudsstelle die Protokolldaten Ihrer ePA bereitstellen. In den Protokolldaten können Sie erkennen, wer zu welchem Zeitpunkt auf Ihre ePA zugegriffen oder Dokumente eingestellt hat.
Möchten Sie Kontakt zu unserer Ombudsstelle aufnehmen? Wir sind gerne für Sie da.
- Telefon: 0800 5548640556
- Postanschrift: ePA-Ombudsstelle der KKH, 30125 Hannover
Bei allen anderen Anfragen zur ePA nutzen Sie bitte unser Kontaktformular oder unsere Servicehotline 0800 554 864 0554.
Ja, Sie können der ePA im Allgemeinen oder in Teilen widersprechen. Den Widerspruch können Sie uns schriftlich, mit einer gültigen Unterschrift, zukommen lassen.
Falls Sie der ePA im Nachhinein widersprechen möchten und Sie sich die ePA-App schon eingerichtet haben, können Sie in Ihrer App die Einwilligung zur Nutzung der ePA widerrufen. Das bedeutet, dass sowohl Ihre ePA als auch alle darin enthaltenden Daten und Berechtigungen gelöscht werden. Sie können danach nicht mehr auf Ihre ePA zugreifen.
Ja, Sie haben verschiedene Optionen. Wenn Sie die ePA überhaupt nicht nutzen wollen, können Sie gegen die ePA allgemein widersprechen. Sie können aber auch gegen die sogenannten Anwendungsfälle und Funktionen in der ePA widersprechen. Dazu gehören:
- die Übermittlung von E-Rezept-Daten in die Medikationsliste
- die Leistungsauskunft gegenüber Ihrer Krankenkasse
- das Bereitstellen von anonymisierten Daten zu Forschungszwecken aus Ihrer ePA
Für die Zukunft sind noch weitere Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten der ePA geplant. Wir werden Sie dazu rechtzeitig informieren.
Einen Widerruf Ihres bereits getätigten Widerspruchs können Sie uns jederzeit schriftlich mitteilen. Diesen senden Sie bitte an unser zentrales Postfach:
KKH Kaufmännische Krankenkasse
30125 Hannover
Es werden nicht automatisch alle Dokumente aus Ihrer ePA weitergegeben. Übermittelt werden dürfen nur Daten, die zuverlässig automatisiert pseudonymisiert werden können. Zu Beginn sind voraussichtlich Daten aus der elektronischen Medikationsliste vorgesehen. Eine Erweiterung um weitere geeignete Daten kann später folgen. Die Übermittlung von ePA-Daten an das FDZ-Gesundheit soll nach aktueller Planung Ende 2026 starten.
Die Daten können dazu beitragen, Krankheiten und ihre Verläufe besser zu verstehen, neue Therapien und Medikamente zu entwickeln oder die Qualität und Sicherheit der Versorgung zu verbessern. Auch seltene Erkrankungen und komplexe medizinische Zusammenhänge lassen sich mit einer größeren Datengrundlage besser erforschen. Die zulässigen Nutzungszwecke sind gesetzlich festgelegt.
Bevor Daten Ihre ePA verlassen, werden direkte Identitätsmerkmale entfernt oder ersetzt. Namen, Anschriften oder andere unmittelbar zuordenbare Angaben werden nicht an das FDZ-Gesundheit übermittelt. Wer Daten nutzen möchte, muss einen Antrag stellen und einen gesetzlich zulässigen Zweck nachweisen. Die FDZ-Gesundheit prüft den Antrag. Die Auswertung erfolgt in einer besonders geschützten Verarbeitungsumgebung; Forschende erhalten keinen freien Zugriff auf Ihre ePA.
Nein. Die Forschungsdatenspende ist freiwillig. Ohne Widerspruch werden die dafür vorgesehenen Daten pseudonymisiert bereitgestellt. Sie können der Übermittlung insgesamt widersprechen oder die Nutzung für einzelne Zwecke einschränken. Ihre Entscheidung hat keine Nachteile für Ihre medizinische Versorgung oder Ihren Versicherungsschutz.
Sie können Ihre Entscheidung jederzeit in der KKH-ePA-App ändern. Wenn Sie die App nicht nutzen, unterstützt Sie die ePA-Ombudsstelle der KKH unter 0800 5548640556 oder per Post an: ePA-Ombudsstelle der KKH, 30125 Hannover.
Ein Widerspruch kann jederzeit zurückgenommen werden. Bei einem vollständigen Widerspruch werden keine weiteren Daten übermittelt; bereits beim FDZ Gesundheit gespeicherte ePA-Daten werden dort gelöscht.
Weitere Informationen: Auf der Website des Forschungsdatenzentrums Gesundheit finden Sie verständliche Informationen zu seinen Aufgaben, zum Datenschutz und zur Nutzung von Gesundheitsdaten: www.forschungsdatenzentrum-gesundheit.de
In Ihrer Leistungsauskunft sind alle Leistungen aufgeführt, die von Ihnen in Anspruch genommen und von uns abgerechnet wurden. Zu diesen Leistungen gehören z. B. Hilfsmittel, Heilmittel, zahnmedizinische und ärztliche Leistungen.
Diese Daten umfassen gegebenenfalls Diagnosen oder eingelöste Rezepte. Die Kosten der Leistungen werden jedoch nicht in der Leistungsauskunft angezeigt. Sollten Sie diese benötigen, beantragen Sie bitte eine Versichertenauskunft.
Die Leistungsauskunft wird Ihnen mit der Einführung der ePA automatisch zur Verfügung gestellt, es sei denn, Sie widersprechen, z. B. direkt in Ihrer ePA-App.
- Wir erhalten die Abrechnungsdaten für medizinische Leistungen meist erst einige Monate, nachdem die Leistung erbracht wurde. Es kann also vorkommen, dass Behandlungen, die erst vor kurzer Zeit bei Ihnen stattfanden, noch nicht in Ihrer Leistungsauskunft aufgeführt sind.
- Eventuell gehören die Leistungen, die Sie in der vorliegenden Liste vermissen, zu einer Leistungsart, für die Sie keine Auskunft beantragt haben.
- Grundsätzlich dürfen wir Ihre Daten nicht unbegrenzt aufbewahren. Ist die Verjährungsfrist (meist sechs bis zehn Jahre) abgelaufen, so müssen wir die Daten unwiederbringlich löschen. Auch in diesem Fall tauchen sie in der Leistungsauskunft nicht mehr auf.
- Benötigen Sie eine Auskunft über Leistungen, die vor 2022 erfolgt sind? Bitte beantragen Sie eine Versichertenauskunft.
Wenn Sie feststellen, dass Ihre Leistungsauskunft eine falsche Diagnose enthält, so können Sie diese korrigieren lassen. Bitte lassen Sie sich von der entsprechenden ärztlichen Praxis oder der behandelnden Einrichtung dafür eine Bestätigung geben und reichen Sie diese bei uns ein.
Hinweis: Mitarbeiter der KKH haben keinen Einblick in die Leistungsauskunft.
Gern beantworten wir Ihnen Ihre Fragen persönlich.
Bitte wenden Sie sich dafür an unsere Servicehotline unter 0800 554 8640554 oder nutzen Sie einfach unser Online-Formular.
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