Einführung der elektronischen Rechnung
Mit Einführung der E-Rechnung bieten wir Ihnen die Möglichkeit des elektronischen Rechnungsaustauschs mit der KKH. Die wesentlichen Informationen finden Sie auf unserer Website.
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Anforderungen an die Rechnungsinhalte
Neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen muss eine elektronische Rechnung gemäß § 5 E-RechV des Bundes folgende Angaben enthalten:
- Leitweg-Identifikationsnummer
Bitte geben Sie diese Leitweg-ID auf allen elektronischen Rechnungen an: 992-80009-26. - Zahlungsbedingungen oder alternativ das Fälligkeitsdatum
- Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfängers
- De-Mail- bzw. E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
Rechnungsbestandteile
Zusätzlich muss eine elektronische Rechnung folgende Angaben enthalten, wenn diese dem Rechnungssteller bei Beauftragung oder im Vorfeld durch den Auftraggeber übermittelt wurden:
- Leitweg Identifikationsnummer / Käuferreferenz
(Datenfeld Standard XRechnung „BT-10“)
Bitte geben Sie diese Leitweg-ID auf allen elektronischen Rechnungen an: 992-80009-26.
- Bestellnummer /Bestellreferenz
(Datenfeld Standard XRechnung „BT-13“)
Die SAP-Bestellnummer (beginnend mit 45) oder eine andere bei Beauftragung angegebene Referenz ist unbedingt bei der Übermittlung anzugeben. Ohne Angabe der Bestellreferenz kann die E-Rechnung durch die Kaufmännische Krankenkasse KKH abgelehnt werden.
- Lieferantennummer
(Datenfeld Standard XRechnung „BT-29“)
Bitte entnehmen Sie die zu verwendende Lieferantennummer stets dem Auftragsdokument / der KKH SAP-Bestellung. Die Angabe ist für eine interne Zuordnung bei der Kaufmännische Krankenkasse KKH notwendig.
Alle abrechnungsrelevanten Angaben müssen in einer allgemein maschinell lesbaren Form übermittelt werden und dürfen nicht außerhalb der vorgesehenen Textfelder enthalten sein.
- Leitweg-Identifikationsnummer
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Anforderungen an das Rechnungsformat
- Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden. Es kann auch ein anderer Standard verwendet werden, wenn er den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der E-RechV des Bundes entspricht. Zusätzlich müssen die Nutzungsbedingungen der OZG-RE erfüllt werden.
- Rechnungsformate, welche nicht diesen Anforderungen entsprechen, können nicht berücksichtigt werden.
- Rechnungsbegründende Unterlagen bzw. Anlagen sind in den Rechnungsdatensatz einzubetten und dürfen nicht als Anhang einer E-Mail oder De-Mail versandt werden.
- Die maximale Größe einer Rechnung beträgt 15 MB. Die maximale Anzahl der eingebetteten rechnungsbegründenden Dokumente ist auf 200 beschränkt. Zugelassene Dateitypen der eingebetteten Dokumente sind: „png“, „pdf“, „jpg“, „jpeg“, „xlsx“, „ods“ und „csv“. Anlagen dürfen keine aktiven Inhalte (bspw. Makros) enthalten. Änderungen an diesen Beschränkungen werden über die Rechnungseingangsplattform bekannt gegeben.
Unberührt von den vorstehenden Regelungen bleiben Rechnungsbelege mit Anlagen, die nach anderen Rechtsvorschriften einer papiergebundenen Versandart bedürfen (Ausfuhrnachweise, Zolldokumente o. ä.).
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Anforderungen an die Rechnungsübermittlung
- Zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen ist ausschließlich die OZG-konforme-Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) zu nutzen, welche unter www.xrechnung-bdr.de abgerufen werden kann. Diese setzt eine vorherige Registrierung sowie eine Freischaltung der gewünschten Übertragungskanäle voraus. Unter der angegeben Adresse finden Sie zudem weitere Informationen zur elektronischen Rechnungsstellung.
- Anderweitig zugestellte elektronische Rechnungen können nicht berücksichtigt werden.
Es ist nicht zulässig, Rechnungen mit der gleichen Rechnungsnummer sowohl in elektronischer Form als auch auf Papier zu übersenden. Bitte nutzen Sie zukünftig nur das elektronische Rechnungsformat, um die Zahl möglicher Duplikate zu verringern.