FAQs zur elektronischen Patientenakte (ePA)

1. eine laufende Mitgliedschaft bei uns
2. eine gültige elektronische Gesundheitskarte (eGK)
3. ein Smartphone mit mindestens Android 10 oder iOS 16
4. eine stabile Internetverbindung
5. Download der KKH-ePA oder KKH-App aus den Stores
6. ein Benutzerkonto

Die Anleitung dafür finden Sie hier.

Sie allein entscheiden, ob und welche Dokumente in Ihrer elektronischen Patientenakte gespeichert werden. Daher ist sie anfangs immer komplett leer. Wenn außer Ihnen selbst jemand Dokumente in Ihre ePA speichern möchte (zum Beispiel ärztliche Praxen oder andere Leistungserbringer), müssen Sie dies vorher über die ePA-App ausdrücklich erlauben.

Die Ärzte und Leistungserbringer sind nach § 349 SGB V verpflichtet die ePA zu befüllen. Eine aktuelle Übergangsfrist gilt bis zum 31.03.2022. Bitte wenden Sie bei Fragen sich an Ihren Arzt.

In diesem Fall klicken Sie bitte auf „Passwort vergessen“ und folgen Sie den Anweisungen in der App.

Sie können Ihre KKH-ePA-App gerne auf mehreren Geräten nutzen. Loggen Sie sich auf dem neuen Gerät mit Ihrem bekannten Benutzernamen und Passwort ein.

Anschließend geben Sie auf dem alten Gerät Ihr neues Gerät frei. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier. Ihr Benutzerkonto ist mit den mobilen Endgeräten verknüpft. Wie Sie weitere Geräte einrichten, erfahren Sie hier. Bei der Desktop-Client-Variante auf dem Laptop oder PC entfällt dieses Vorgehen. Sie nutzen nach einer erfolgreichen Registrierung lediglich das Kartenlesegerät und Ihren PIN der eGK.

Ganz einfach: Klicken Sie auf den Link und Sie gelangen direkt zu unserer KKH ePA-App.

Alternativ können Sie unsere App „KKH ePA“ in den App-Stores (Apple/Google) suchen und herunterladen.

Mit der App können Sie beispielsweise folgende Funktionen nutzen:

• Aktenkonto beantragen, aktivieren und schließen
• Einwilligungen erteilen und widerrufen
• Berechtigung für Leistungserbringer vergeben und entziehen
• Liste der Zugriffsberechtigten anzeigen
• Dokument einstellen, suchen, anzeigen, herunterladen und löschen
• Benachrichtigungen aktivieren/deaktivieren
• Geräte verwalten
• Benachrichtigungsadresse (E-Mail) für die ePA ändern
• Protokolle einsehen
• Vertreter einrichten/löschen
• Umzug der Akte bei einem Kassenwechsel
• Leistungsauskunft über abgerechnete Daten beantragen
• Nutzung von Medizinischen Informationsobjekten ((MIOs): Impfpass, Zahnbonusheft, Mutterpass, Kinderuntersuchungsheft

Damit Sie Ihre ePA sicher nutzen können, benötigen Sie grundsätzlich eine elektronische Gesundheitskarte mit NFC-Funktion (NFC-eGK) und PIN. Die NFC-eGK brauchen Sie auch, wenn Sie einmal Ihre ePA-App zurücksetzen müssen. Anderenfalls müssten Sie sich über andere Verfahren erneut identifizieren. 

Sollten Sie noch keine elektronische Gesundheitskarte mit NFC-Funktion (NFC-eGK) haben, wird diese während des Registrierungsprozesses automatisch für Sie beantragt. Sie kommt dann wenige Tage später per Post zu Ihnen. Den Versand der dazugehörigen PIN lösen Sie bei der nächsten ePA-Anmeldung mit der neuen NFC-eGK aus. Bis dahin können Sie die ePA mit dem dort angebotenen Komfortzugriff ohne eGK nutzen.

Falls Sie sich bereits mit einer NFC-eGK für die ePA registriert haben, wird die PIN automatisch nach der Identifizierung versandt.

Laden Sie unsere ePA-App herunter. Öffnen Sie diese und folgen Sie den Anweisungen zur Erstregistrierung.

Hier geht es zur Registrierungsanleitung.

In Ihrer ePA werden medizinische, also sehr persönliche Daten, gespeichert. Daher müssen höchste Datenschutzanforderungen berücksichtigt werden. Durch die Anmeldeverfahren können wir sicherstellen, dass nur Sie selbst auf Ihre Daten zugreifen, sie einsehen oder verändern sowie anderen Personen Lese- und Schreibrechte einräumen können. Deshalb setzen wir Authentifizierungsverfahren ein, die zwar etwas mehr Zeit kosten, aber Ihre eigenen Daten dafür besonders gut schützen.

Bitte prüfen Sie zunächst, ob Sie die NFC-Funktion in Ihrem Smartphone eingeschaltet haben. Ist dies der Fall, machen Sie einfach einen erneuten Versuch: Bewegen Sie die Karte langsam hinter Ihr Smartphone, bis es kurz vibriert. Lassen Sie die Karte in dieser Position und warten Sie ein paar Sekunden, bis der Vorgang abgeschlossen ist.

Während die Karte am Telefon anliegt, werden die Zugangsdaten mit Ihrer Patientenakte ausgetauscht. Dafür ist eine stabile Verbindung erforderlich. Eine kleine Bewegung der Karte reicht aus, um diese Verbindung zu stören, sodass der gesamte Prozess abgebrochen wird. Ihr Smartphone macht Sie durch einen Hinweis darauf aufmerksam. Bei iPhones ist dieser Hinweis  nicht besonders auffällig gestaltet und daher leicht zu übersehen

Unser Tipp: Legen Sie Ihre Gesundheitskarte einfach auf einen Tisch und das Smartphone direkt auf die Karte. Bewegen Sie dann das Smartphone, bis die Verbindung hergestellt wurde und lassen Sie es anschließend dort liegen, bis der Anmeldeprozess abgeschlossen wurde.

An welcher Stelle sich die NFC-Funktion bei den meisten Smartphones befindet, zeigen Ihnen unsere Videos:

1. Samsung-Smartphones
2. Huawei-Smartphones 
3. Apple iPhones 

Hinweis:
Bei manchen iPhone-Modellen müssen Sie Ihre Gesundheitskarte nicht wie im Film gezeigt hinten, sondern vorne an das iPhone halten. Probieren Sie es einfach aus, falls Sie Kontaktprobleme haben.

Haben Sie den App-Code dreimal falsch eingegeben und wissen ihn noch, dann kontaktieren Sie uns einfach unter 0511 533 568 089. Wir können die App-Sperre in der Regel aufheben.

Ist Ihnen Ihr App-Code nicht mehr bekannt, klicken Sie in diesem Fall auf „App-Code vergessen?“ und setzen Sie Ihr Benutzerkonto zurück. Im Anschluss ist eine erneute Identifizierung notwendig.

Hinweis: Ihre Daten in der ePA bleiben erhalten.

Bitte sichern Sie dazu Ihren Zugang zur ePA-App, um Ihre ePA vor Fremdzugriffen zu schützen. Nähere Informationen dazu erhalten Sie hier oder wenden Sie sich an den ePA-Support.

Ab Januar 2024 ist die Einführung der „Digitalen Identität“ im Gesundheitswesen gesetzlich vorgegeben. Sie wird auch Gesundheits-ID genannt. Diese besitzt ein besonders hohes Schutzniveau.

Um eine „sichere digitale Identität für das Gesundheitswesen“ zu erzeugen, registrieren Sie sich einmal nach Einführung im Benutzerkonto der KKH-ePA-App und erzeugen damit ihre digitale Gesundheits-ID.

Haben Sie sich in der Vergangenheit über ein Video-Ident-Verfahren oder mit dem NECT Selfie-Ident identifiziert?

Wenn ja, dann ist aus sicherheitsrelevanten Gründen eine erneute Identifizierung notwendig, um auf Ihre ePA zugreifen zu können. Das Video- und Selfie-Ident-Verfahren wird nach dem neuesten Stand als ein nicht ausreichend hohes Schutzniveau verstanden.

Sie werden durch ihre KKH-ePA-App geleitet. Tipp: Nutzen Sie zur Identifizierung Ihre elektronische Gesundheitskarte (eGK) und die dazugehörigen PIN.

Änderungen bei Anmeldung in die KKH-ePA-App.

Folgende Authentisierungsverfahren werden angeboten:

• Anmeldung via NFC eGK und PIN
• NEU: Anmeldung via elektronischen Personalausweis und PIN (online-Ausweisfunktion)
• Anmeldung via App-Code + Gerätebindung
• NEU: Die Gerätebindung muss, abhängig vom verwendeten Gerät, alle 6 Monate erneuert werden. (Ausgenommen Geräte mit zertifiziertem Secure Element wie z.B. Samsung Galaxy s20) Sie werden über die ePA-App automatisch aufgefordert.
• Biometrie (Gesichtserkennung und Fingerabdruck) in der ePA-App entfällt

Dadurch erhält die ePA mit Einführung der Gesundheits-ID ein besonders hohes Schutzniveau.

In der ePA können folgende Dateitypen gespeichert werden: PDF, XML, PNG, TIFF, JPG/JPEG und TXT-Dateien bis 25 MB.

Wenden Sie sich bitte an die zuständige ärztliche Praxis oder die jeweiligen Leistungserbringenden (z. B. Apotheke, Krankenhaus).

Damit Ihre ePA auf einem aktuellen Stand bleibt, ist es wichtig, dass Ihre Daten bei Änderungen Ihres Gesundheitszustands oder Ihres Behandlungsverlaufs aktualisiert werden. Dementsprechend müssen ärztliche Praxen oder die jeweiligen Leistungserbringenden (z. B. Apotheke oder Krankenhaus) Ihre Daten auf Ihren Wunsch hin aktualisieren. Haben Sie Ihre ePA gerade erst erstellt, sollten Sie Ihre aktuellen Gesundheitsinformationen am besten durch eine ärztliche Praxis übertragen lassen, in der Sie sich regelmäßig behandeln lassen.

Auch Sie selbst sollten Ihre Gesundheitsunterlagen regelmäßig prüfen und bei Bedarf aktualisieren, damit Ihre ePA auf dem neuesten Stand bleibt.

Sowohl das ärztliche als auch das medizinische Fachpersonal einer Praxis ist dazu berechtigt. Gleiches gilt auch für Krankenhäuser und Apotheken.

Dann wenden Sie sich bitte an die Kassenärztliche Vereinigung (KV), die dafür zuständig ist.

Die Kontaktdaten finden Sie unter: Internetseite der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV)

Dokumente, die Sie selbst in Ihre ePA hochgeladen haben, können auch nur Sie selbst ändern. Wenn Sie damit einverstanden sind, können diese jedoch in einer ärztlichen Praxis oder durch Leistungserbringende (z. B. Krankenhäuser, Apotheken) gelöscht werden. Dokumente, die Sie selbst hochladen, werden automatisch als Eigendokumente klassifiziert. So können Sie diese von anderen Dokumenten unterscheiden.

Möchten Sie, dass andere Ihre selbst eingestellten Dokumente sehen dürfen, können Personen die Klassifizierung eines Dokumentes ändern (z. B. wenn es medizinisch relevant ist).

Sie selbst, aber auch ärztliche Praxen sowie Leistungserbringende (z. B. Apotheken oder Krankenhäuser) können ein Dokument aus Ihrer ePA herunterladen – aber nur, wenn Sie dafür eine Berechtigung vergeben haben. Haben Sie diese Berechtigung erteilt, wird das entsprechende Dokument im System der ärztlichen Praxis oder Leistungserbringenden lokal gespeichert. Bitte beachten Sie, dass diese lokale Kopie bestehen bleibt, auch wenn Sie das Dokument in Ihrer ePA löschen.

Die Datenerhebung erfolgt anonym, daher müssen Sie den Kontakt selbst aufnehmen:

Bitte rufen Sie unsere Servicehotline an unter 0511 533 568 089 und geben Sie uns den Fehlercode telefonisch durch. Dieser wird Ihnen direkt in der App angezeigt.

Melden Sie sich komplett aus der App ab und starten Sie diese neu. Sollte das Problem weiter bestehen, wenden Sie sich bitte an unsere Servicehotline unter: 0511 533 568 089.

Durch die Neuinstallation wurde die Gerätebindung zur ePA gelöscht. Sie müssen nun Ihr Benutzerkonto zurücksetzen. Anschließend müssen Sie das Benutzerkonto neu anlegen und sich erneut identifizieren.

Hinweis: Beim Zurücksetzen Ihres Benutzerkontos bleiben die Daten in Ihrer ePA enthalten.

Ja, das ist möglich. Für den Zugriff müssen Sie sich einfach mit den jeweiligen Daten einloggen.

Sie können Ihre Einwilligungen direkt in der App widerrufen.
Bitte beachten Sie, dass dabei Ihre ePA und alle darin enthaltenen Daten und Berechtigungen gelöscht werden. Sie können danach nicht mehr auf Ihre ePA zugreifen.

Sie können die ePA jederzeit über die ePA-App kündigen.

Haben Sie Ihre Kündigung innerhalb der Kündigungsfrist widerrufen, können Sie Ihre ePA wieder uneingeschränkt nutzen.

Der Schutz Ihrer persönlichen Gesundheits- und Krankheitsdaten hat selbstverständlich höchste Priorität. Dementsprechend hoch sind die gesetzlichen Anforderungen an die ePA und deren Entwickler/Anbieter. Es gelten die Bestimmungen aller für die ePA relevanten Datenschutzgesetze. Weitere Informationen dazu finden Sie unter: www.gematik.de/telematikinfrastruktur/datenschutz/

Sie bestimmen, wer auf Ihre Daten zugreifen darf. Sie können Leistungserbringern folgende Berechtigungen erteilen:

• Einstellen,
• Suchen,
• Anzeigen,
• Herunterladen
• und zum Löschen von Dokumenten.

Natürlich können Sie diese jederzeit widerrufen. In der ePA wird protokolliert, wer wann auf welche Daten zugegriffen hat.

Wichtig: Die Berechtigungen können Sie nur Leistungserbringern erteilen, die einen Heilberufsausweis haben.

Ja. Die Dokumenteninhalte sind so verschlüsselt, dass nur Sie und von Ihnen berechtigte Personen die Inhalte lesen können. Zu jedem Dokument gehören Metadaten, die zur Dokumentensuche verwendet werden. Diese werden für die Suche serverseitig in einem geschützten Bereich entschlüsselt, solange die ePA genutzt wird.

Die jeweilige Krankenkasse, die Ihnen die ePA anbietet, ist für die Datenverarbeitung verantwortlich. Sind Sie bei uns versichert, sind wir als Ihre Krankenkasse also dafür verantwortlich. Sollten weitere Unternehmen für den Betrieb mit eingebunden sein, so handeln diese in unserem Auftrag. Weder wir, noch andere Unternehmen können die Inhalte Ihrer ePA lesen.

Zuständig für die Speicherung und Datenverarbeitung ist die jeweilige Krankenkasse, die Ihnen die ePA anbietet. Sind Sie bei uns versichert, sind wir als Ihre Krankenkasse also dafür verantwortlich. Die Server für die ePA stehen in Deutschland.

Jeder Datenverarbeitungsschritt in Ihrer ePA wird innerhalb der geschützten Rechenzentren in einem nochmals abgesicherten Bereich, der sogenannten Vertrauenswürdigen Ausführungsumgebung (VAU), ausgeführt. So werden Angriffe abgewehrt, die Verarbeitung der Daten jeweils nur einer Akte sichergestellt und der Zugriff auf personenbezogene medizinische Daten ausgeschlossen.

Die ePA wird auf Basis konkreter und nachprüfbarer Vorgaben umgesetzt. Diese Vorgaben wurden von der gematik GmbH im gesetzlichen Auftrag spezifiziert und in Zusammenarbeit mit den Spitzenorganisationen des deutschen Gesundheitswesens abgestimmt.

Bevor eine Krankenkasse eine ePA anbieten darf, muss sie einen umfangreichen Zertifizierungsprozess durchlaufen. Erst nach erfolgreichem Abschluss der Begutachtung darf die ePA angeboten werden. Das ist kein einmaliger Vorgang, sondern muss bei jeder sicherheitsrelevanten Veränderung wiederholt werden.

Zuständig für alle Fragen zum Datenschutz der ePA sind unsere Mitarbeitenden für den Datenschutz:

Kaufmännische Krankenkasse – KKH
Karl-Wiechert-Allee 61
30625 Hannover

• Telefon: 0800 55 48 64 05 54
• E-Mail-Adresse: datenschutzservice@kkh.de

• Halten Sie Ihre persönlichen Zugangsdaten geheim und bewahren Sie diese sicher auf.
• Wählen Sie entsprechend den Vorgaben ein sicheres Passwort. Es sollte keine gängigen Wörter, Buchstaben- oder Zahlenkombinationen (z. B. Passwort abc123 oder asdf) sowie persönlichen Informationen (z. B. Geburtsdatum oder Spitzname) enthalten.
• Erteilen Sie ausschließlich ärztlichen Praxen und Leistungserbringenden eine Zugriffsberechtigung, bei denen Sie in Behandlung sind und mit denen Sie die Daten teilen möchten.

Mit wenigen Mitteln können Sie die Sicherheit Ihres Smartphones erhöhen:

1. Laden Sie immer das neueste Update aus dem offiziellen Store herunter.
2. Achten Sie auf Ihr Smartphone und lassen Sie es nicht unbeaufsichtigt liegen.
3. Verwenden Sie Sperrbildschirme mit kurzen Inaktivitätsphasen.
4. Verwenden Sie biometrische Entsperrungen oder ein komplexes Passwort.