Wenn Sie Studierende im Unternehmen beschäftigen

Unternehmen haben verschiedene Möglichkeiten, studentische Arbeitskräfte zu beschäftigen, etwa als Werkstudenten oder Praktikanten. Im Gegensatz zu anderen Mitarbeitenden sind sie nicht grundsätzlich sozialversicherungspflichtig.

Werkstudenten sind Personen, die während ihrer Zeit als ordentlich eingeschriebene Studierende nebenher eine abhängige Beschäftigung ausüben. Wenn Sie Werkstudenten beschäftigen, müssen Sie besondere Bedingungen beachten, die nachfolgend erläutert werden.

Wann greift die Werkstudentenregelung?

Wenn Sie als Arbeitgeber einen Studierenden als Werkstudent beschäftigen, müssen Sie keine Beiträge zur Krankenversicherung, Pflegeversicherung und Arbeitslosenversicherung zahlen. Dabei spielt es keine Rolle, wie hoch das Entgelt ist, das der Werkstudent bei Ihnen verdient. Lediglich den Beitrag zur Rentenversicherung müssen Sie abführen. Diese Regel gilt allerdings nur, wenn der oder die Studierende den Großteil seiner oder ihrer Zeit und Arbeitskraft für das Studium aufwendet und die Arbeit in Ihrem Unternehmen lediglich „ein Job nebenher“ ist. Deshalb darf die Anzahl der Wochenstunden 20 nicht überschreiten. Das gilt auch dann, wenn Ihr Werkstudent mehreren bezahlten Beschäftigungen nachgeht: Er bleibt versicherungsfrei, so lange die Summe der Wochenstunden in allen Unternehmen nicht mehr als 20 beträgt.

Wie alle anderen Beschäftigten haben auch Werkstudenten im Krankheitsfall oder im Mutterschutz Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Sie müssen bei den Umlageverfahren U1 Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall und U2 Mutterschaftsaufwendungen berücksichtigt werden.

Von KKH-Bonus bis Facharzt-Terminservice: KKH-Leistungen für Studierende

Werkstudierende, die im Jahr mehr als 505 Euro monatlich verdienen (2023), können sich nicht mehr beitragsfrei über die Familienversicherung der Eltern mitversichern. Stattdessen sind sie häufig in der kostengünstigen Krankenversicherung für Studierende kranken- und pflegeversichert. Auch bei Vollendung des 25. Lebensjahres endet die Familienversicherung, so dass sich Studierende für eine eigene Krankenversicherung entscheiden müssen.

Die KKH bietet eine studentische Krankenversicherung an, die umfassende Leistungen und Services für Studierende bereithält. Dazu gehört ein Online-Service für Studienbeginner über den sie ihren Krankenversicherungsnachweis ganz einfach online erstellen können.

Wer Vorsorgeuntersuchungen in Anspruch nimmt, sich impfen lässt oder an Gesundheitskursen teilnimmt, erhält den KKH-Bonus. Online-Coaches unterstützen mit kostenfreien Präventionsprogrammen.

Wir übernehmen außerdem 100 Prozent der Kosten für Reiseschutzimpfungen und Malaria-Prophylaxe, zahlen einen Zuschuss von bis zu 30 € für das Hautkrebs-Screening (kostenfrei ab 35 Jahre alle zwei Jahre) bis zu 160 € im Jahr für zertifizierte Gesundheitskurse und bis zu 200 € im Jahr für zertifizierte Online-Kurse. Studierende profitieren außerdem vom Facharzt-Terminservice der KKH.

Am Wochenende, abends, nachts oder in der vorlesungsfreien Zeit dürfen Werkstudenten mehr als 20 Stunden pro Woche arbeiten. Dann greift die 26-Wochen-Regelung: Sie besagt, dass Werkstudenten ihr Privileg der Versicherungsfreiheit behalten, sofern sie im Laufe eines Jahres – damit ist ein Zeitjahr gemeint, kein Kalenderjahr – insgesamt in maximal 26 Wochen (das sind 182 Tage) das 20-Wochenstunden-Limit überschreiten.

Wenn Ihr Unternehmen Praktikanten beschäftigt, macht es einen Unterschied, ob diese ein freiwilliges oder ein Pflichtpraktikum absolvieren. Praktika während des Studiums, die in der Studien- oder Prüfungsordnung vorgeschrieben sind, bleiben versicherungsfrei. Dabei spielt es keine Rolle, wie lange das Praktikum dauert, wie viele Wochenstunden der oder die Studierende damit zubringt oder ob und in welcher Höhe es vergütet wird.

Auch Studierende, die ein freiwilliges Praktikum absolvieren, können von der Versicherungspflicht ausgenommen werden, beispielsweise im Rahmen einer Werkstudentenregelung oder wenn es wie ein Minijob bezahlt wird.

Dauert ein freiwilliges Praktikum länger als drei Monate, müssen der gesetzliche Mindestlohn gezahlt und Beiträge zur Sozialversicherung abgeführt werden. Im Rahmen einer Werkstudentenregelung oder eines Minijobs kann der Praktikant bzw. die Praktikantin von der Versicherungspflicht ausgenommen werden.

Vor- und Nachpraktikum (in der Studien-/Prüfungsordnung vorgeschrieben):

Vor- und Nachpraktikum	Kranken- und Pflegeversicherung	Renten- und Arbeitslosenversicherung
ohne Gehalt	versicherungspflichtig	versicherungspflichtig
mit Gehalt	versicherungspflichtig Beachte! Zahlt der Arbeitgeber als 325 € Gehalt, muss er als Arbeitgeber auch die Beitragsanteile seiner Praktikanten übernehmen.	versicherungspflichtig Beachte! Zahlt der Arbeitgeber als 325 € Gehalt, muss er als Arbeitgeber auch die Beitragsanteile seiner Praktikanten übernehmen.

Vor- und Nachpraktikum freiwillig (nicht in der Studien-/Prüfungsordnung vorgeschrieben):

Vor- und Nachpraktikum	Kranken- und Pflegeversicherung	Renten- und Arbeitslosenversicherung
ohne Gehalt	versicherungsfrei	versicherungsfrei
mit Gehalt bis 538 €	versicherungsfrei	Rentenversicherung: versicherungspflichtig, ausgenommen sind kurzfristige Beschäftigungen Arbeitslosenversicherung: versicherungsfrei
mit Gehalt über 538 €	versicherungspflichtig als Arbeitnehmer:in, ausgenommen sind kurzfristige Beschäftigungen	versicherungspflichtig als Arbeitnehmer:in, ausgenommen sind kurzfristige Beschäftigungen

Zwischenpraktikum (in der Studien-/Prüfungsordnung vorgeschrieben):

Vor- und Nachpraktikum	Kranken- und Pflegeversicherung	Renten- und Arbeitslosenversicherung
ohne Gehalt	versicherungsfrei	versicherungsfrei
mit Gehalt	versicherungsfrei	versicherungsfrei

Zwischenpraktikum freiwillig (nicht in der Studien-/Prüfungsordnung vorgeschrieben):

Vor- und Nachpraktikum	Kranken- und Pflegeversicherung	Renten- und Arbeitslosenversicherung
ohne Gehalt	versicherungsfrei	versicherungsfrei
mit Gehalt bis 538 €	versicherungsfrei	Rentenversicherung: versicherungspflichtig, ausgenommen sind kurzfristige Beschäftigungen Arbeitslosenversicherung: versicherungsfrei
mit Gehalt über 538 €	Werkstudententätigkeit	Rentenversicherung: versicherungspflichtig als Arbeitnehmer:in, ausgenommen sind kurzfristige Beschäftigungen Arbeitslosenversicherung: Werkstudententätigkeit

Werkstudenten & Praktikanten

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Wann greift die Werkstudentenregelung?