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So einfach geht’s: Meldung zur Sozialversicherung

Im Normalfall ist die jeweilige Krankenversicherung des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin die zuständige Meldestelle. Bei privat Krankenversicherten geht die Meldung an die gesetzliche Krankenkasse, bei der die beschäftigte Person zuletzt versichert war. Meldungen für geringfügig Beschäftigte müssen an die die Minijob-Zentrale geschickt werden.

Die Meldung von Beschäftigten an die Einzugsstelle darf nur mittels des elektronischen Meldeverfahrens erfolgen. Entweder nutzen Sie dafür ein zugelassenes Entgeltabrechnungsprogramm (Auflistung unter datenaustausch.de) oder eine zugelassene Ausfüllhilfe wie z. B. sv.net.

Um die Sozialversicherungsmeldung dem richtigen Arbeitgeber zuordnen zu können, benötigen die Einzugsstellen die Betriebsnummer des jeweiligen Beschäftigungsbetriebs. Betriebsnummern vergibt der Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit.

Seit Januar 2023 muss in den Meldungen darüber hinaus auch die Hauptbetriebsnummer, über welche die Beiträge abgeführt werden, angegeben sein. Gut zu wissen: Betriebs- und Hauptbetriebsnummer können identisch sein.

Die Einzugsstellen leiten die Beschäftigungsmeldungen an die Träger der Rentenversicherung weiter. Um die Daten dem richtigen Konto zuordnen zu können, ist deshalb auch die Angabe der Rentenversicherungsnummer notwendig.

In bestimmen Branchen müssen Beschäftigte zusätzlich und unverzüglich bei der Datenstelle der Rentenversicherung gemeldet werden. Die Entscheidung, ob Sofortmeldungen abzugeben sind, trifft die Einzugsstelle (i. d. R. die Krankenkasse). Ausnahme: Bei geringfügig Beschäftigten erfolgt die Anmeldung über die Minijob-Zentrale (Verlinkung auf Content Minijob/Mididjob).

Das Sofortmeldeverfahren gilt für Beschäftigungsbetriebe aus den folgenden Branchen:

  • Baugewerbe
  • Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
  • Personenbeförderungsgewerbe
  • Speditions-, Transport- und damit verbundenem Logistikgewerbe
  • Schaustellergewerbe
  • Unternehmen der Forstwirtschaft
  • Gebäudereinigungsgewerbe
  • Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
  • Fleischwirtschaft
  •  Prostitutionsgewerbe
  • Wach- und Sicherheitsgewerbe

Änderungen von Betriebsdaten sind meldepflichtig. Übermitteln Sie diese unverzüglich elektronisch mithilfe des Datensatzes Betriebsdatenpflege (DSBD). Alle wichtigen Informationen zu diesem Thema finden Sie im Handbuch zu elektronischen Änderungsmitteilungen.

Meldetatbestand Meldefrist

Beginn einer versicherungspflichtigen Beschäftigung

Innerhalb von sechs Wochen nach Beginn

Ende einer versicherungspflichtigen Beschäftigung, auch bei TOD

Innerhalb von sechs Wochen nach Beginn

geringfügige Beschäftigung

Innerhalb von sechs Wochen nach Beginn und Ende

Sofortmeldung

Am Tag der Beschäftigungsaufnahme

Unterbrechung einer Beschäftigung durch Wegfall des Anspruchs auf Entgelt von mindestens einem vollen Kalendermonat wegen einer Entgeltersatzleistung, Mutterschaft, Elternzeit

Innerhalb von zwei Wochen nach Ablauf des ersten vollen Kalendermonats nach der Unterbrechung

Sondermeldung von einmalig gezahltem Entgelt (wenn es in keiner anderen Meldung enthalten ist)

Innerhalb von sechs Wochen nach der Zahlung

Sondermeldung von nicht vereinbarungsgemäß verwendeten Wertguthaben (Störfall Altersteilzeit)

Mit der nächsten Gehaltsabrechnung

Jahresmeldung (Rentenversicherung)

Bis zum 15. Februar des Folgejahres

UV-Jahresmeldung (Unfallversicherung)

Bis zum 15. Februar des Folgejahres

GKV-Monatsmeldung

Innerhalb von sechs Wochen nach Aufforderung durch die Krankenkasse

Änderungsmeldungen (An- und Abmeldungen

Beim Personengruppenschlüssel

Beim Beitragsgruppenschlüssel

Krankenkassenwechsel

Rechtskreiswechsel der Betriebsstätte (OST/WEST)

Wechsel Entgeltabrechnungssystem (optional)

Insolvenzereignis

Innerhalb von sechs Wochen nach Änderung

Gesonderte Meldung zur Rentenberechnung bei Rentenantragstellung

Nur nach Aufforderung durch die Rentenversicherung mit der nächsten Gehaltsabrechnung

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