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Wie können Sie an dem digitalen Übermittlungsverfahren teilnehmen?
Eine besondere Anmeldung bei uns ist nicht erforderlich. Fragen Sie den Softwarehersteller Ihres Entgeltabrechnungsprogrammes, falls Ihnen das Update zum „Datenaustausch eAU“ bis spätestens 31.12.2022 noch nicht zur Verfügung gestellt wurde, da am 01.01.2023 die Teilnahmepflicht für Unternehmen beginnt.
Übergangsweise können Sie auch die AU-Daten über eine Ausfüllhilfe, beispielsweise mit sv.net, abrufen. Weitergehende Informationen über sv.net finden Sie hier.
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Für welchen Personenkreis gilt das Übermittlungsverfahren?
Es gilt für alle Arbeitnehmenden inklusive geringfügig beschäftigten Personen.
Auch die Minijobzentrale kann die AU-Daten von Minijobbern für die Durchführung des Umlageverfahrens nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) elektronisch bei uns abrufen.
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Was müssen Sie tun, wenn sich eine beschäftigte Person krankmeldet?
Melden sich Mitarbeitende krank, fordern Sie sich den AU-Nachweis über den digitalen Datenaustausch an. Sie übermitteln uns das AU-Beginndatum mit Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm oder Sie nutzen ersatzweise eine Ausfüllhilfe wie sv.net.
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Müssen Mitarbeitende weiterhin ihre Krankmeldung in Papierform vorlegen?
Nein. Ab 01.01.2023 sind Ihre beschäftigten Personen nur noch verpflichtet, Ihnen den Beginn und das voraussichtliche Ende der Arbeitsunfähigkeit mitzuteilen. Den Nachweis über den AU-Zeitraum erhalten Sie über den Datenaustausch von uns.
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Wann starten Sie Ihre AU-Abfrage?
Grundsätzlich können Sie die AU-Daten bei uns abfragen, sobald Ihnen die Information über eine Arbeitsunfähigkeit vorliegt.
Beachten Sie dabei bitte, dass es unter Umständen einige Stunden dauern kann, bis die AU-Daten auch tatsächlich bei uns eingegangen sind. Erhalten wir Ihre Abfrage, bevor uns die AU-Daten der Arztpraxis vorliegen, melden wir Ihnen zunächst „AU liegt nicht vor“ zurück. Gehen die AU-Daten innerhalb der folgenden 2 Wochen bei uns ein, schicken wir Ihnen diese unaufgefordert nach.
Tipp: Möchten Sie die Wahrscheinlichkeit der Zwischeninfo „AU liegt nicht vor“ verringern, senden Sie die Abfrage einfach etwas später an uns.
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Welcher Zeitraum wird bei Ihrer AU-Abfrage angegeben?
Bei einer Neuerkrankung dürfen sich Mitarbeitende in der Regel 3 Tage ohne Attest beim Arbeitgeber krankmelden. Ab dem 4. Tag muss eine Arbeitsunfähigkeit durch eine vertragsärztliche Praxis festgestellt werden. Bitte geben Sie in Ihrer Abfrage immer das ärztlich attestierte Beginndatum an, da für Krankheitstage „ohne Attest“ uns keine AU-Daten vorliegen und wir Ihnen entsprechend keine Bestätigung übermitteln können.
Bei einer fortbestehenden Arbeitsunfähigkeit geben Sie bitte als Beginndatum den Folgetag der bisherigen Krankmeldung an.
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Erfolgt der Abruf für jede einzelne Krankschreibung oder kann ein längerer Zeitraum angefragt werden?
Jede Krankmeldung muss von Ihnen einzeln abgerufen werden, da für die Anforderung von AU-Daten eine Berechtigung sichergestellt sein muss. Sie sind berechtigt, wenn Ihre beschäftigte Person Sie über den abzurufenden AU-Zeitraum informiert hat und zu diesem Zeitpunkt in Ihrem Unternehmen beschäftigt ist.
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Welche Daten erhalten Sie von uns elektronisch zurückgemeldet?
Wir melden die Daten zurück, die Sie bislang als schriftliche Krankmeldung erhalten haben:
- AU seit
- Voraussichtlich AU bis
- Festgestellt am
- ggf. Kennzeichen Arbeitsunfall / D-Arzt zugewiesen / Sonstiger Unfall oder Unfallfolgen
Handelt es sich um einen Krankenhausaufenthalt, erhalten Sie eine Rückmeldung über den Aufnahmetag des Krankenhauses und die voraussichtliche Dauer der Krankenhausbehandlung.
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Wann bekommen Sie die Rückmeldung von uns?
Die eingehenden Anfragen werden mehrfach täglich von uns abgerufen und unsere Rückmeldungen werden ebenfalls mehrfach täglich von Montag bis Freitag erzeugt.
Sollten Sie alternativ sv.net nutzen, erhalten Sie eine Information per E-Mail, dass dort eine Rückmeldung zum Abrufen vorhanden ist. Weitergehende Informationen zum Verfahren der Ausfüllhilfen bei sv.net finden Sie hier.
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Was passiert, wenn wir Ihnen keine AU-Daten zurückmelden können?
Sollte uns keine AU-Bescheinigung oder Krankenhausmeldung vorliegen, erhalten Sie umgehend nach Ihrer Abfrage eine Meldung „AU liegt nicht vor“. Wir prüfen nach der Rückmeldung 14 Tage lang, ob zu Ihrer Anfrage passende AU-Daten nachträglich eingehen. Sollte dies der Fall sein, melden wir Ihnen den AU-Zeitraum unaufgefordert nach.
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Gibt es die AU-Papierbescheinigung „Ausfertigung für den Arbeitgeber“ weiterhin?
Nein. Die „Ausfertigung für den Arbeitgeber“ ist mit dem 31.12.2022 weggefallen.
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Wie ist es geregelt, wenn die Arztpraxis eine technische Störung hat oder an dem eAU-Verfahren nicht teilnehmen kann?
Kann die Arztpraxis wegen einer technischen Störung die eAU nicht digital übermitteln, wird von der Praxis ein Papierdokument ausgedruckt. Dieses sendet die Arztpraxis direkt an uns oder händigt es der erkrankten Person aus. Diese sollte das eAU-Ersatzdokument dann so schnell wie möglich an die Krankenkasse senden, damit es für Ihren Abruf bei uns vorliegt.
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Ist der Datenabruf auch bei Arbeitsunfähigkeit aufgrund eines Arbeitsunfalles möglich?
Ja. Da auch Durchgangsärzte die eAU-Daten an die Krankenkassen übermitteln, können wir Ihnen diese AU-Zeiträume auch zurückmelden.
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Was muss beachtet werden, wenn es sich um eine AU-Attestierung durch eine privatärztliche Praxis oder eine im Ausland festgestellte AU handelt?
Der Abruf von AU-Daten ist nur für Krankschreibungen von vertragsärztlichen Praxen möglich.
Wenn die Erkrankung durch eine privatärztliche Praxis oder im Ausland attestiert wurde, müssen Mitarbeitende Ihnen wie bisher einen schriftlichen AU-Nachweis vorlegen.
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Werden anrechenbare Vorerkrankungszeiten durch die AU-Abfrage automatisch mit übermittelt?
Nein. Die AG-Verbände und der Spitzenverband Bund der Krankenkassen (GKV-SV) haben gemeinschaftlich entschieden, dass das Vorerkrankungsverfahren im Datenaustausch Entgeltersatzleistungen (EEL) bestehen bleibt und wie bisher die Arbeitgeber aktiv anfragen.
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Kann die Erstattung aus dem Umlageverfahren U1 mit der AU-Abfrage verknüpft werden?
Es ist nicht vorgesehen, das Umlageverfahren nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) an den Abruf von AU-Daten zu koppeln. Es bleibt bei dem bestehenden Erstattungsverfahren und die Erstattung nach der U1 ist gesondert zu beantragen.